1. Электронная трудовая книжка. В чем суть?
Что такое электронная трудовая книжка? В чем преимущества и недостатки у такого формата документа? Чем цифровая версия отличается от аналога на бумажном носителе? Какие мероприятия должен провести работодатель для перехода на электронную трудовую книжку? Как работник сможет получить сведения о своей трудовой деятельности?
Разберем подробно каждый из этих животрепещущих вопросов.
Всем известно, что трудовая книжка – это основной документ, содержащий сведения о трудовой деятельности и стаже работника. Обязанность ее ведения и учета возложена на всех работодателей согласно Трудовомукодексу РФ. Этот важный документ необходим во многих жизненных ситуациях. Трудовую книжку предъявляют при устройстве на работу, для оформления пенсий и социальных выплат и др.
До недавнего времени трудовые книжки существовали исключительно на бумажных носителях и заполнялись в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003. Однако, уже с 1 января 2020 года в силу вступил Федеральный закон «О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»№439-ФЗ от 16.12.2019, который закрепил возможность существования трудовой книжки в формате цифрового документа и порядок, в котором предоставляются сведения о трудовой деятельности конкретного сотрудника. А благодаря еще одному Федеральному закону «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»№436-ФЗ от 16.12.2019 у всех работодателей появилась обязанность сдавать новый отчет в Пенсионный фонд РФ, в котором отображаются сведения о трудовой деятельности каждого работника. По сути своей эти сведения и являются электронной трудовой книжкой.
Пенсионный фонд РФ пояснил, что электронная трудовая книжка (далее ЭТК) – это новый формат знакомого всем документа, который призван обеспечить постоянный и свободный доступ работников к сведениям о своей трудовой деятельности, а у работодателей благодаря ЭТК появятся новые возможности кадрового учета.
Действительно, у электронной версии есть свои преимущества по сравнению с бумажным документом.
Безусловно, цель внедрения цифровых документов – облегчить жизнь и работодателю и работнику. Для первого – ускоряется обработка кадровых процессов, сокращаются затраты, в т. ч. на приобретение бланков бумажных трудовых книжек, минимизируются риски внесения ошибочных данных. А для второго получение информации о своей трудовой деятельности и многих государственных услуг становится более удобным и быстрым. К тому же, бумажные документы часто теряются, а процесс их восстановления может занять много времени, а иногда это практически невозможно. В этом плане электронная трудовая книжка более надежна.
Как видим, преимуществ у ЭТК немало. Но есть и другое мнение – на практике и работодатель и работник могут столкнуться с рядом неудобств из-за перехода на ЭТК.
Эксперты заверяют, что приобретать новое дорогостоящее программное обеспечение для перехода на ЭТК нет необходимости. Осуществлять процесс обработки, передачи и хранения данных можно используя уже существующие, но доработанные бухгалтерские программы. Т. е. работодателю потребуется только освоить новую версию.
Все сведения о трудовой деятельности каждого человека будут накапливаться и храниться в информационной базе Пенсионного фонда, они надежно защищены, утечка или потеря данных практически исключена.
Если в данных о трудовой деятельности работника допущена ошибка или информация внесена не полностью, работодатель обязан исправить (дополнить) эти сведения (ст. 66.1 ТК РФ) и предоставить в Пенсионный фонд в установленном законом порядке.
Каждое нововведение порождает много вопросов. В связи с переходом на ЭТК людей волнует, где можно получить сведения о своей трудовой деятельности.
Любой человек сможет выбрать сам наиболее удобный для него способ (ст. 1 ФЗ № 439 от 16.12.2029):
– в многофункциональном центре предоставления государственных и