Эффективное делопроизводство

Владимир Сергеевич Пташинский

Игорь Владимирович Клоков

Все согласятся, что чем лучше организовано делопроизводство, тем эффективнее и удачнее бизнес в целом. Поэтому правильному построению этого процесса всегда уделялось немало внимания и средств. С появлением компьютерных технологий в делопроизводстве произошла настоящая революция: сейчас работать с документами намного проще и быстрее, чем во времена пишущих машинок. Однако компьютеры не отменяют деловых бумаг и документооборота – пусть он и стал электронным. В этой книге систематизирована информация о различных деловых документах, принципах документооборота, рассказано об организации делопроизводства. Кроме того, даны «рецепты» действительно эффективного делопроизводства – с помощью различных программ и утилит. Приведены также практические рекомендации по эффективному использованию офисного оборудования, рабочего пространства и времени.

Игорь Владимирович Клоков, Владимир Сергеевич Пташинский

Эффективное делопроизводство

Введение

Правильно организованное делопроизводство – залог удачного бизнеса, поэтому эффективности этой составляющей всегда уделялось большое внимание. С появлением компьютерных технологий в делопроизводстве произошла настоящая революция. Работать с документами сейчас несравнимо проще и быстрее, чем во времена пишущих машинок, арифмометров и циркулей. Тем не менее для современного делопроизводства необходимо обладать определенными знаниями и навыками в области компьютера, специальных программ и офисной техники. Книга, которую вы держите в руках, призвана вам в этом помочь.

Без компьютера не может быть современного и эффективного делопроизводства. От того, какой именно компьютер выбран для работы, также зависит многое. Компьютерная индустрия – одна из самых бурно развивающихся областей на сегодня. Ее достижения, безусловно, радуют потребителей, однако богатство выбора способно поставить в тупик. Определиться, что именно из предлагаемого компьютерным рынком вам нужно, не так-то просто. Даже опытного пользователя могут смутить новые технологии: пропустил или недооценил новинку – она сразу подхвачена конкурентами и дает им преимущество перед вами. Это не шутка, новые технологии радикально меняют приоритеты производства и потребления, представления о работе и ее методы. Не дать обмануть себя ловкой рекламой, научиться выбирать необходимое и иметь в поле зрения перспективное – для этого нужно знать хотя бы основы компьютерной грамотности.

Сам компьютер, как любят повторять программисты, – просто железо, пусть даже и недешевое. Без программ он просто предмет мебели. Кстати, приложения появляются и обновляются еще быстрее, чем сами компьютеры. Для чего служат операционные системы, какие задачи они выполняют, как управлять самими системами, что такое прикладные программы, как именно каждое приложение оптимизирует работу в офисе – для ответа на эти и многие другие вопросы и необходимо обладать компьютерными знаниями. Программы – ваши главные инструменты: именно они помогают создавать, изменять, оформлять и распространять документы, рисовать диаграммы, накапливать базы данных, вести переписку, делать презентации и многое другое. Количество программных продуктов увеличивается с каждыми днем. Эта книга поможет вам сделать правильный выбор. Ее основное содержание составляют простые и доступные описания программ для офиса, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, приложения для составления презентаций, электронные словари, архиваторы, антивирусы и многие другие инструменты, необходимые для офисной работы.

Автор не ставил целью перепечатать избранные фрагменты из многостраничных сопроводительных документов популярных программ. Описания приложений опираются на опыт их использования на практике и построены таким образом, чтобы даже неподготовленный человек мог, сверяясь с текстом, сесть за компьютер и сначала медленно, а потом и уверенно сделать то, что ему необходимо. При описании инструментов сознательно оставлен простор для инициативы пользователя – человека нельзя научить, ему можно только помочь научиться. В этом и