Базы данных: Описание данных и работа с записями на языке SQL в СУБД MS Access 2007

Коллектив авторов

Марина Александровна Абросимова

Практикум содержит пошаговое описание технологии создания и выполнения инструкций SQL в СУБД MS Access 2007 для создания и редактирования структур данных и модификации записей таблиц баз данных, а также включает задания для самостоятельного выполнения

Базы данных: Описание данных и работа с записями на языке SQL в СУБД MS Access 2007

Основные понятия

База данных (БД) – поименованная совокупность взаимосвязанных данных, отображающая состояние объектов и их отношений в некоторой предметной области, и используемая для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Базы данных в СУБД МS Access принадлежат к типу реляционных баз данных. В таких базах данных сведения, относящиеся к различным вопросам, сохраняются в отдельных таблицах, между которыми установлены связи.

База данных – файл, состоящий из таблиц и других информационных объектов.

Таблица – информационный объект, состоящий из записей. Таблица – это фундаментальная структура данных, основной информационный объект в СУБД.

Форма – информационный объект, хранящий данные таблиц или запросов в виде совокупности экранных карточек, каждая из которых отображает содержимое одной записи таблицы или запроса. Форма используется для ввода, изменения или отображения данных таблицы или запроса.

Составная форма – форма, отображающая связанные данные при помощи подчиненной формы или подтаблицы.

Разделенная форма – форма, отображающая одни и те же данные в двух представлениях – в режиме формы и в режиме таблицы (новая возможность в MS Access 2007).

Элемент управления на форме – объект на форме, улучшающий интерфейс пользователя при работе с данными, например, кнопка, переключатель, вкладка и пр.

Присоединенный элемент управления – элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса. Присоединенный элемент управления служит для отображения значений полей базы данных.

Свободный элемент управления – элемент управления, не имеющие источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок формы.

Практикум содержит пошаговые инструкции создания форм различных видов, ввода и редактирования данных с использованием форм, выполнения операций простого поиска данных, фильтрации и сортировки данных, изменения структуры формы, вставки в формы дополнительных элементов управления данными, а также включает задания для самостоятельного выполнения.

Начало работы

Для получения представления о формах базы данных предлагается открыть в СУБД MS Access учебную базу данных «Борей 2007».

Открытие базы данных

Для открытия базы данных «Борей 2007» необходимо:

1. Запустить Microsoft Access, щелкнув на кнопке Пуск,

2. Выбрать «Все программы», затем Microsoft Office, затем Microsoft Access 2007. Откроется окно Microsoft Access 2007.

3. В области «Категории шаблонов» выбрать «Учебная база данных» и затем щелкнуть Борей 2007:

– если на Вашем компьютере база данных «Борей 2007» открывается не в первый раз, то на экране Вы увидите окно заставки БД «Борей 2007»;

– если в первый раз, то MS Access сначала выполнит ее загрузку. Для начала загрузки нужно щелкнуть командную кнопку «Загрузка» и следовать инструкциям.

Открывается окно базы данных «Борей 2007».

Закрывается база данных обычным для MS Office способом: в системном меню, содержащем команды работы с файлом, выбрать «Закрыть базу данных».

Задание 1. Запустите MS Access 2007. Откройте базу данных «Борей 2007». Закройте ее. Снова откройте базу данных «Борей 2007».

Особенности интерфейса MS Access 2007

В MS Access 2007 отличный от предыдущих версий интерфейс. Меню и панели инструментов заменяет лента меню с разными вкладками: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базой данных.

На вкладках раз