Современные технологии документационного обеспечения управления

С. Л. Кузнецов

В книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учётом использования автоматизированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, организация электронного документооборота и хранение документов в электронной форме. Подробно рассмотрены законодательные, нормативные и правовые акты в области ДОУ Книга предназначена студентам вузов, обучающихся по специальности «Документоведение и архивоведение», широкому кругу специалистов – управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов. Также книга будет полезна для специалистов, организующих внедрение систем электронного документооборота.

С. Л. Кузнецов

Современные технологии документационного обеспечения управления

Учебное пособие для вузов

© С. Л. Кузнецов, 2017

© ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2017

Предисловие к 3-му изданию

Документационное обеспечение управления в настоящее время является одной из областей деятельности, которые под влиянием новых информационных технологий развиваются особенно динамично. Поэтому при подготовке третьего издания учебного пособия ключевая задача заключалась в том, чтобы отразить новые законодательные и нормативные акты, показать, какие новые возможности организации работы с документами появились за последнее время. Вместе с тем применение новых технологий должно основываться на знании устоявшихся принципов и методических подходов к организации документационного обеспечения управления, ведению классического делопроизводства.

Основу книги составляет текст первого издания учебно-методического пособия, вышедшего в свет под редакцией профессора Т. В. Кузнецовой. Книга доработана с учетом внедрения современных автоматизированных технологий, дополнена материалами по организации работы с документами в электронной форме, появился раздел, посвященный организации электронного архива. Содержание всех глав учебно-методического пособия дополнено характеристикой новых законодательных и нормативных актов, регламентирующих различные аспекты документационного обеспечения управления, прежде всего применение электронных документов и электронного документооборота.

Введение

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – важнейшая обслуживающая функция управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота предоставления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений. Информация, закрепленная в юридически значимых документах, базах данных, является предметом деятельности службы ДОУ (управления делами, канцелярии, общего отдела, секретариата и т. п.), организующей информационно-документационное обслуживание управленческого аппарата.

Последние два десятилетия – период активного внедрения информационных технологий в работу служб ДОУ. Сегодня сложно представить себе офис, где бы не использовались компьютеры.

Второе десятилетие XXI века отмечено быстрым распространением автоматизированных технологий в сфере управления документами, широким применением систем электронного документооборота (СЭД), юридически значимых электронных документов и электронной подписи. Использование электронных документов во взаимодействии государственных структур регламентируется законодательно. На повестке дня – организация ведомственных архивов в электронной форме. Документ все чаще представляет собой не обособленный объект, а лишь компонент информационной системы.

Но в то же время еще не редкость, когда компьютеры используются в офисе только как пишущая машинка с памятью, в то время как современные сетевые информационные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами – от создания и оформления документов, организации визирования и согласования, движения документов внутри организации, регистрации и контроля исполнения вплоть до приема-передачи документов и организации полнотекстового электронного архива.

Использование компьютер