Введение

Необходимость дублирования и резервирования информации (данных) в современном офисеобъясняется:

– большой вероятностью порчи или потери информации на магнитных дисках из-за :

– физической порчи магнитного диска;

– случайного уничтожения файлов;

– разрушения информации компьютерным вирусом;

– возможностью сэкономить число используемых гибких магнитных дисков и т. д.;

– долговременным хранением большого числа документов (архивов), например, по бухгалтерии и делопроизводству;

– быстро меняющимся законодательством России, особенно, в области бухгалтерского учета и налогообложения организаций, когда очень часто для работы нужны документы и старого и нового образца и другими факторами.

Вместе с тем, возможности той или другой организации по решению этого вопроса оказываются сегодня весьма ограниченными, прежде всего в силу экономического фактора. Так, очень мало фирм и организаций, которые для дублирования и резервирования деловой информации используют в качестве резервных жесткие диски или их разделы сервера и других ПК. О применении в офисах для этих целей оптических и внешних дисков, с возможностью записи на них объемов информации свыше 500 Мб, и говорить не приходиться.

Очень часто в офисах для этих целей используют магнитные диски (так называемые флешки), причем, самые дешевые. Действительно, сегодня это, пожалуй, самый дешевый, но и ненадежный способ резервирования и дублирования деловой информации.

Как можно чаще используйте возможности служебных программ для проверки работоспособности этих дисков (особенно, программу «Проверка диска»). Не создавайте «архивов» из дисков, имеющих сбойные сектора и дорожки. Помните о том, что уж если диск начал «сыпаться», разрушаться, лучше от его услуг отказаться сразу, и не жалеть о потерянной там сотне, другой Кб. Поверьте нашему «шишкастому» опыту: будет себе и фирме дороже!

А нет ли других путей решения данной задачи? Оказалось, что есть!

Вы можете сразу не поверить, но даже в информации, которую обрабатывает компьютер, есть избыточность. Например, текстовый файл, имеющий в одной из строк двадцать пробелов до конца строки.

Вот Вам и возможности по архивации, сжатию информации, заложенные в файлах папках ПК.

Архивация файла – это, в самом простом виде, запись участков с избыточной информацией в более сжатом виде. Так двадцать пробелов «» можно записать как «20пр», т.е. вместо 20 символов использовать всего 4.

Сжатие данного участка выполнено на 500%!

Для архивации файлов (создания архивов) применяются специальные программы:

Программы – упаковщики (архиваторы)

Они позволяют путем применения специальных методов сжатия информации создавать копии файлов меньшего размера и объединять копии нескольких файлов в один архивный файл.

Основные представители: ARJ, PKZIP, LHA, PKPAK, PAK, WINRAR, WINZIP, Zip Magic 2000.

Программы резервного копирования

Они предназначены для копирования информации с жесткого диска на кассеты стримера (специального накопителя на магнитной ленте) или дискеты.

Например, Norton Backup и другие.

Работа с программами резервного копирования здесь не рассматривается.

Архивный файл представляет собой систему из одного или нескольких файлов, помещенных в сжатом виде в единый файл, из которого их можно при необходимости извлечь в первоначальном виде.

Архивный файл содержит оглавление, позволяющее узнать, какие файлы содержатся в архиве. В оглавлении архива для каждого, содержащегося в нем файла, хранится следующая информация: имя файла, дата и время последней модификации файла, размер файла на диске и в архиве и др.

Имена архивных файлов имеют следующие расширения:

.RAR,.ZIP – для архивных файлов программ WINRAR / WINZIP, Zip Magic;

.ARJ – для программы ARJ и т. п.

Из этого следует, что по расширению архивного файла можно определить: какой программой-архиватором он создан и какой программой можно произвести извлечение файла (ов) из архивного.

ARJ [Авторские права 1990—93 Роберт К. Янг. 03 июня 1993.]

При создании архивов на ПК офиса сегодня широко используется программа-архиватор ARJ.

Не смотря на то, что первоначальной средой примен